购货订单的操作使用与关联单据处理

       本章将要讲解购货订单的详细操作内容，以及导入导出、打印功能，还包括与购货订单相关联的其他单据之间的处理关系。本章内容篇幅过长，请大家耐心查阅。

单据添加

       购货订单是基于供应商的报价和用户需求，生成正式的预订单，包括商品描述、数量、价格和到货日期等信息，大家需要区分购货订单与购货入库单的区别。购货订单只作为信息记录存储，不涉及商品的出入动作，购货入库单则是可以通过审核功能实现商品入库，并结算与供应商的资金往来情况。如果用户无需繁琐步骤，可以直接填写购货入库单进行入库操作。接下来先讲单据添加。

       如上图所示，最上面区域可选择供应商、单据日期和单据编号。供应商点击选择需要的信息即可，如果输入文字进行检索，如果未查询到或者是新供应商，可点击前方图标进行页面跳转新增供应商，但新增的前提是在未选择供应商的时候，选择框中还是空值。 如果已经选择供应商，那点击跳转之后就是对应供应商的信息，可进行修改。单据日期则是系统默认当天时间值，可点击自行修改。单据编号如图中内容，是通过编号规则自动生成的，这样在统计管理时比较方便。

       接下来就是商品选择区域，商品录入有两种方式，一是点击按钮触发弹框选择商品，二是点击商品名称处的按钮，进行扫码录入，系统默认是关闭状态，点击高亮则可扫码录入。

弹框选择商品

       在点击按钮后会有图上的弹框显示，我们则可以按照自己的需求选择商品，综合搜索或者左侧类别筛选都可以。也可以通过右上角新增按钮跳转到新增页面添加新的商品信息。

扫码录入

       在点击打开扫码模式之后，需要我们在链接扫码枪扫描商品条形码。但前提是需要商品条形码已经在系统中对应的商品条形码字段中填入，这样系统才能搜索到同条码信息的商品。比如：实际商品 ' 秋梨膏'的商品条码是6923307100161，那我们就需要在商品管理中的秋梨膏信息中填入该条形码。 而扫描机制就是在扫码获取到文字数值后，在商品信息库中查找对应的商品信息，查找结果会直接同步到单据中，并进行初次数值计算。多次扫码同一个商品系统会增加商品数量，如秋梨膏，扫两次那单据中的秋梨膏数量则会增加到2，依次递增并计算。

还有一点是，如果我们的商品是多规格多单位的，那我们需要在该商品信息中填写好对应规格或者单位的条形码信息，这样方便我们扫码精准取值，如下图，具体操作可以查询商品新增内容。

仓库选择

       在选择完商品之后，我们则需要考虑仓库选择，如果商品信息中设定了默认仓库，系统则设定为对应仓库。如果没有则选择逐一点击选择，或者点击箭头批量设置。而通过放大镜图标可查看该商品在仓库中的库存数量。如下图

计算属性

       在选择商品之后系统将触发计算属性，通过单价数量计算总金额，也可以通过输入总金额反算单价或者数量。如果系统启用税金，单据将计算含税单价、税率、税额、价税合计等数值。 税率默认调取选择供应商信息中的税率值，如果供应商未设置，则获取商品信息中的税率值。由此可理解为供应商信息的优先级大于商品信息的优先级。各商品金额计算完成之后，将会在列表底部汇总。

商品字段调整

右下角点击齿轮状图形可设定商品字段的展示列，调整前后顺序，是否显示，字段宽度等。

底部字段录入

       单据金额为系统自动计算统计所有选择商品的总金额，不可修改。

       优惠金额为供应商减免费用，比如全部订单金额为1050，供应商便宜了50元，则可以在优惠金额中填写。填写完成优惠金额后，实际金额则会同步数值，自动填写为1000，或者默认为单据金额1050。

       交货日期为预计交货到货时间，如有约定可选择设定用作记录。

       组织架构、制单用户默认读取登录用户的信息，也可以不做选择留空信息。 该作用是用于记录某个部门某个用户填制的单据，在开启数据权限管控之后，可以根据这些条件限制某些用户查看，而留空则视为公共信息，所有登录用户都可以看的到。

       关联人员默认是用户信息中的关联人员，在再选择供应商则调取为供应商关联人员信息。因为用户信息和供应商信息中都有设定关联人员，所以调取关联人员的机制，在于用户最后选择设定哪个值。或者也可以单独选择设定关联人员。

       物流信息为记录该笔业务的物流信息。点击' 自动 '字样处点击选择实际物流公司信息，如果未查找到可在资料模块 - 物流管理中添加设置，如有问题可查看物流介绍查看。中间可输入物流单号信息。最右侧图标则是跳转三方平台可查看该物流实际信息。

       文件附件可存储文件图片信息，如合同、发票、收据等。建议大家使用文件分类功能，在系统参数中设定，开启之后，系统将自动创建对应购货入库单的文件夹，文件夹名称为单据编号，这样在查阅时不冲突，便捷易查找，同时开启文件权限后可以管控用户查看。如下图

       备注信息则可以添加注释、备忘录等内容。

以上内容可根据实际情况选择填写，但标注红色星号的字段需要填写。确认信息完整后则可以点击右上角保存按钮。

单据列表

       在单据保存完成之后，会在列表中显示出来，保存只是用于记录存储到数据库中。在左上角可通过综合搜索内容搜索我们需要查询操作的单据，右下角齿轮图形点击可以设置字段位置，宽度，是否显示等。 列表末尾有两个字段需要注意，审核状态为审核机制记录，审核之后可生成其他单据内容。 而入库状态为购货订单生成购货入库单之后同步变更入库状态信息。下面会详细介绍。

相关操作中可针对某条单据进行打印、编辑、删除、记录操作。点击打印字样，会触发弹框进行打印选择，可直接打印、或者预览、生成文档。删除则是在未审核前是可以实现，但审核之后则不可以删除。记录可点击查看单据的所有操作信息，包括新增、修改更新、审核、反审核等内容。

单据审核

       单据审核为流程审查、确认的功能，审核之后单据不可再操作删除、修改内容，可以确保数据的准确性和真实性，避免错误数据或虚假数据被录入系统，提高数据的可信度和可用性。

       审核功能可在单据详情右上角点击审核，也可在列表左侧勾选批量审核，或者可以在系统参数中设置自动审核机制，设置后在单据保存完成时系统自动审核。

       购货入库单的审核不影响其他单据的变化，只是变更订单的审核状态。

单据导入

       我们在列表的右上角可以看到'导入'按钮，在点击之后会有弹框显示，我们需要先下载导入模板，在进行编辑录入，完成之后再导入模板。需要注意导出的报表结构与导入模板不同，不能直接采用导出报表直接导入。

       导入模板可以多单据导入，但需要注意一些方式。 在导入模版中有一根实线，Q与R之间。 A - Q为单据内容， R - AE 为商品数据。同单据的商品数据只需要保留第一行单据内容就可以，在系统导入机制中，会以 Q为节点进行循环查询，直至查询到第二条单据内容上一行内的商品数据归为一个单据。如上图第3行和第4行为同一单据内容，第5行为另一个单据。

       在看内容填写部分，红色加粗字体为必填项，其他可根据实际情况选择填入。供应商需要填写系统存储的供应商信息，名称需要完全一样，不可以有错别字。单据日期需要纯文本输入，如 2024-07-21 这样，不可含有时间格式。单据编号不可重复，在填写时需要注意，同时也不能与系统中的编号相同。

       单据金额为选填，这里的金额可以填写实际金额，也可以随意填写。 因为在导入时，系统还会重新做计算。

       优惠金额需要必填，如果没有优惠减免，可填写为0

       实际金额同为选填项， 因为单据金额在系统中会重新计算，计算结果减去优惠金额则是实际金额，所以这里可随意填写。

       交货日期需要纯文本输入，组织架构、制单用户、关联人员需要填写系统存储的对应信息。 物流信息填写物流公司提供的物流编号即可。字段A-B为系统预制字段，使用的话需要用户在 ' 配置 - 扩展字段 ' 设定配置。 备注信息可自由填写。

       然后商品字段可填写为商品名称或者商品编号，在商品信息中商品名称可能会重复，而商品编号具有唯一性，所以用户可考虑用编号进行录入。如果商品是多规格或者多单位商品，需要在对应的规格型号或者计量单位字段填写对应的文字信息，用于系统匹配。仓库填写系统中存储的仓库名称信息。

       单价为必填项，根据实际采购价格填写即可，数量为实际采购数量，折扣率、税率也根据实际情况填写即可。剩余选填字段可自由填写，这些字段在系统中都将会重新计算，如果有真实完整的数据，可以填写完成，作为参照依据。

       填写完成即可点击弹框处的 '上传模版'，导入了。如果数据量大的话，时间会过长，建议先导入一两条测试一下是否有格式影响、或者填写内容错误等信息。如果没有问题再增加导入数量。

单据生成

       在购货订单审核之后，我们还可以通过左侧勾选，在右上角点击生成关联单据。 购货订单可生成付款单和购货入库单两种。

       这里的付款单也可以理解为预付款单，在与商家预定货物之后预付定金，系统中可通过这样的生成方式来记录。 也可以多个购货订单生成一个付款单， 但前提是需要同一供应商才可以，因为付款单是付款给某一供应商。如下图，我们勾选编号为GHDD001114单据，再生成之后付款之后会在操作列末尾增加关联单据信息。这样即可确保单据之间的关联关系。

       购货入库单则是实际入库操作。在业务场景中，与商家预定货物之后，在预订时间到货，或者分批到货可以这样处理。 通过购货订单生成购货入库单，生成时系统将购货订单中的商品信息全部带入到入库单中。入库单中的商品数量默认为全部订单数量，如果一次性到货我们可以忽略不计，如果是分批到货，我们需要根据到货情况修改数量。

       例如：A商品预定100件，第一次到货50件，那我们在入库单中需要把A商品的数量修改为50，如果单价等数值都没有问题的情况下，我们按提示要求填写保存即可。 再通过审核，系统将50件A商品入库到对应仓库中。 同时购货订单中的A商品入库数量也会记录50件。 当第二次将剩余货物入库时， 我们再通过采购订单生成入库单即可，系统将计算减去已入库数量，入库单中A商品数量只会是50件，再次保存审核即可。

       在这里我们需要注意下，因为购货订单的存在，我们每次到货后填写入库单都需要通过订单来生成，这样系统才能监听到单据之间的关联关系，在购货入库同时购货订单的入库状态也会同时发生变化， 后期我们则可以通过购货订单信息来查看它的到货情况。

分别讲完生成预付款单与入库单之后，我们再综合讲述下预付款单与入库单之间的处理关系。

       在预付款之后，货物也全部入库，我们需要将预付款项结算到购货入库单中。因为系统中的结算都针对商品的进出单据做处理的，比如购货入库单的审核就涉及到对应资金账户的资金减少，同时也会对该笔入库单进行结算状态调整， 所以当我们有预付款的前提下，在填写购货入库单时需要注意付款金额，系统是默认付款金额 = 单据金额，这样的情况下单据审核则判定为我们直接付款给客户该笔货物的全部资金，那就多出了预付款这笔金额。 那么我们就需要把付款金额修改为尾款金额，减去预付款金额的差值。 这样在单据审核之后系统只是减扣掉了尾款金额， 我们再通过结算单选择预付款单和购货入库单做对冲即可。 完成以上操作之后，我们的对应的购货入库单的结算状态也将变为全部结算。

打印与导出

       打印在上文已经简单描述，打印时我们需要下载并安装报表助手，并且需要在本地启用服务才可以。本地电脑连接打印机直接打印即可，或者也可以生成PDF文件，也可预览效果。 在左侧导航栏 - 配置中可以通过报表模版来自定义模板样式，具体配置说明我们可以在官网社区报表助手查看。

       导出功能需要在列表中勾选单据再在右上角导出，导出内容勾选单据信息，列表有分页效果，所以如果需要导出数量过多，可以在底部分页出选择条数。

本章内容在这里已经全部讲完，感谢大家的阅读，如果还有不明白或者内容中有错误讲解处，请大家及时告知评论，我会在第一时间回复。谢谢！